Die Gästeliste zur Hochzeit wird erstellt, anhand dieser Liste sollen die Einladungskarten verschickt und die Hochzeitslocation gebucht werden. Diese Tipps helfen beim Erstellen der Gästeliste.
Gästeliste zur Hochzeit: Wichtige Tipps für Paare
Meist wird eine Gästeliste zur Hochzeit nicht nur für die Feier selbst erstellt. Oft werden separate Einladungen für all die kleinen Anlässe davor verschickt. Es geht um den Junggesellenabschied und den Polterabend. Teilweise kommt eine Polterhochzeit infrage, das heißt, dass Polterabend und Hochzeit an einem Tag gefeiert werden.
Wichtig ist, die Gästeliste speziell für den jeweiligen Anlass vorzusehen, denn nicht jeder, der zum Polterabend geladen wird, soll auch bei der Hochzeit erscheinen. Umgekehrt sind einige Gäste bei der Hochzeit erwünscht, beim Junggesellenabschied aus verständlichen Gründen nicht.
Die folgenden Tipps helfen dabei, die Gästeliste zur Hochzeit zu erstellen und somit im Vorbereitungschaos des großen Tags den Überblick zu bewahren:
Steht der Termin für die Hochzeit fest, können zuerst Save-the-Date-Karten verschickt werden.(#02)
Rechtzeitig anfangen
Immer wieder erledigen Paare alles auf den sprichwörtlich „letzten Drücker“. Sie fangen wenige Wochen vor der Hochzeit damit an, eine Gästeliste zu erstellen. Viel zu spät, sagen erfahrene Hochzeitsplaner und empfehlen, das Planen der Gästeliste möglichst an den Anfang der Vorbereitungen zu setzen.
Steht der Termin für die Hochzeit fest, können zuerst Save-the-Date-Karten verschickt werden. Sie gelten als eine Art Voreinladung, die erhaltenen Rückmeldungen können dazu genutzt werden, sich einen Überblick über die tatsächlich zu erwartende Gästezahl zu verschaffen.
Außerdem kann mit diesen Karten bereits dezent auf mögliche Gastgeschenke hingewiesen werden. Tipp: Wenn diese individuell erstellt werden, muss dafür genügend Zeit einplant werden! Das gilt natürlich auch für die Hochzeitseinladung selbst, denn der Druck und Versand durch einschlägige Anbieter im Netz kostet ebenfalls Zeit.
Die Hochzeit ist im besten Fall ein einmaliges Erlebnis und wird nicht zuletzt durch die Gäste geprägt. Hier sollten daher auch nur die Menschen auf die Gästeliste kommen, mit denen sich das Paar gern umgibt.(#03)
Nur die Liebsten einladen
Die Hochzeit ist im besten Fall ein einmaliges Erlebnis und wird nicht zuletzt durch die Gäste geprägt. Hier sollten daher auch nur die Menschen auf die Gästeliste kommen, mit denen sich das Paar gern umgibt. Wenn ein Partner jemanden einladen möchte, den der andere partout nicht leiden kann, muss ein Kompromiss gefunden werden. Eventuell darf dann jeder eine für den anderen unliebsame Person einladen oder beide verzichten.
Einschränkungen einplanen
Es gibt Paare, die könnten die ganze Welt einladen. Sie werden aber durch das zur Verfügung stehende Budget ausgebremst. Hochzeitslocation, Caterer, Ringe, Brautkleid: All das verschlingt wahre Unsummen! Generell kann davon ausgegangen werden, dass ein Gast mit allem Drum und Dran rund 200 Euro kostet. Wer nun daran denkt, 100 Leute einzuladen, kann von Kosten in Höhe von 2000 Euro ausgehen.
Natürlich variieren diese je nach Hochzeitslocation: Wer den Abend beim Grillen im Garten verbringt, hat verständlicherweise geringere Kosten als jemand, der mehrgängige Menüs für alle Gäste im Hotelrestaurant ordert. Die Hochzeitseinladungen müssen sich daher nach dem vorhandenen Budget richten. Somit muss eine Maximalzahl an Gästen festgelegt werden, die um maximal zehn Prozent überschritten werden sollte.
Wichtig: Für jeden Gast sollte Zeit für ein Gespräch bleiben, daher raten Experten meist zu einer Maximalanzahl von 50 bis 70 Gästen. Wer jedoch das ganze Wochenende für die Hochzeitsfeier eingeplant hat, kann sicherlich auch 120 Gäste oder mehr zur Feier bitten.
Weitere Einschränkungen können sich durch die Größe der Location ergeben: Wenn sich die Gäste in einem Saal nicht auf die Füße treten sollen, darf nur eine bestimmte und zur Location passende Anzahl an Gästen eingeladen werden.
Schon beim Erstellen der Gästeliste sollte ein Sitzplan aufgestellt werden.(#04)
Informationen zusammenstellen
Die Gästeliste steht namentlich? Gut, dann sollte sie jetzt vervollständigt werden. Alle Adressen der geladenen Gäste sollten auf der Hochzeitsliste zu finden sein. Außerdem sollte das einladende Paar vermerken, wer zur Hochzeit und wer zum Polterabend eingeladen ist. Somit können nach Erstellung der Gästeliste die jeweils passenden Einladungen verschickt werden.
Tipp: Wer Geld für Karten sparen möchte, schickt den Gästen, die sowohl zum Polterabend als auch zur Hochzeitsfeier kommen sollen, nur eine Karte. Auf dieser finden sich dann sämtliche nötigen Informationen rund um Hochzeit, Gastgeschenke und Location.
Sitzplan aufstellen
Schon beim Erstellen der Gästeliste sollte ein Sitzplan aufgestellt werden. Dabei zeigt sich oft, wer besser nicht einzuladen ist, weil er neben keine andere Person gesetzt werden kann. Die ungeliebte Tante aus Hintertupfingen sollte keinesfalls nur aus Verpflichtung eingeladen werden und muss dann ihr Gastdasein an diesem Tag an einem Einzeltisch fristen! Sind Kinder zur Hochzeit zu erwarten, sollten diese einen eigenen Kindertisch bekommen, bestenfalls wird hier ein Babysitter eingesetzt. Das kann das größte Chaos verhindern.
Noch ehe es an die Erstellung der Gästeliste zur Hochzeit geht, muss klar sein, wer überhaupt eingeladen werden muss. Natürlich die Familie, denn immerhin ist die Hochzeit ein Familienfest.(#05)
Wer muss unbedingt eingeladen werden?
Noch ehe es an die Erstellung der Gästeliste zur Hochzeit geht, muss klar sein, wer überhaupt eingeladen werden muss. Natürlich die Familie, denn immerhin ist die Hochzeit ein Familienfest. Dann noch die besten Freunde, die manchmal sogar das Zeug dazu haben, die Familie zu ersetzen. In erster Reihe stehen somit Eltern und Geschwister, dazu gesellen sich die Großeltern. Nun folgen die besten Freunde, erst danach sind Tanten und Onkel einzugruppieren.
Dies ist allerdings von jedem Einzelnen abhängig, die Gewichtung der Gäste legt wohl jeder unterschiedlich und je nach persönlichen Erfahrungen aus. Immer wieder wird sich die Frage stellen, wenn ein Freund oder Bekannter eingeladen wurde, der andere aber nicht: Warum er/sie und nicht ich? Wichtig ist daher, nicht willkürlich einzuladen, sondern eine für alle nachvollziehbare Grenze zu ziehen. Diese sollte erklärbar sein, ansonsten wird jede Hochzeitseinladung einen schalen Beigeschmack haben.
Kollegen und Vorgesetzte können zur Hochzeit kommen, wenn ein sehr gutes bis freundschaftliches Verhältnis zu ihnen besteht. Gibt es aber keine Kontakte in der Freizeit, ist die Einladung eher unpassend. Der Geburtstag des Kollegen dient als Anhaltspunkt: Hat er schon einmal das Paar oder wenigstens einen der Partner zur Feier eingeladen? Wenn ja, darf der betreffende Kollege nun auch zur Hochzeitsfeier erscheinen.
Kinder auf der Gästeliste
Paare, die selbst noch keine Kinder haben, wollen vielleicht keine Kinder auf ihrer Hochzeit haben. Dies ist verständlich, sollte aber für die Eltern, die ohne ihren Nachwuchs erscheinen sollen, verständlich erklärt werden. Andernfalls droht recht schnell die Gefahr, als Kinderhasser dazustehen!
Der beste Kompromiss wurde bereits angesprochen und sieht einen Babysitter vor, der sich am großen Tag um die Kleinen kümmert. So können auch deren Eltern entspannter feiern. Die Eltern gänzlich außen vor zu lassen und ihnen keine Hochzeitseinladung zu schicken, dürfte sich in der Zukunft als fatal erweisen. Daran können Freundschaften zerbrechen!
Plus 1 einladen
Damit ist gemeint, dass Singles einen Partner mitbringen dürfen, auch wenn sie nicht mit diesem liiert sind. Allerdings tut das Brautpaar gut daran, die Formulierung in der Einladung so zu gestalten, dass sich niemand genötigt sieht, eine Person mitzubringen, mit der er kaum etwas zu tun hat. Jeder soll die Möglichkeit bekommen, nicht allein erscheinen zu müssen, doch es darf kein Zwang dahinter stehen.
Es ist davon auszugehen, dass zwischen 10 und 20 Prozent der geladenen Gäste noch absagen.(#01)
Mit Absagen rechnen
Es ist davon auszugehen, dass zwischen 10 und 20 Prozent der geladenen Gäste noch absagen. Diese Zahl sollte bei der Erstellung der Gästeliste bzw. bei den Einladungen berücksichtigt werden. Daher wurde oben bereits erwähnt, dass rund 10 Prozent mehr Gäste eingeladen werden können. Wichtig ist aber, dass der Ernstfall im Auge behalten wird: Sagen doch mehr Gäste zu als erwartet, sollen diese auch bequem untergebracht und verköstigt werden können.
Nachträgliches Ausladen ist tabu!
Geht es um das Erstellen einer Tischkarte, so sollte damit noch ein wenig gewartet werden, denn erfahrungsgemäß sagen nicht alle Eingeladenen zu oder ab und halten sich dabei an die Frist. Es ist daher empfehlenswert, entweder eine Tischkarte zusätzlich bereitzuhalten, die notfalls mit der Hand beschriftet werden kann oder das Ausdrucken der Karten bis zuletzt aufzuschieben.
Daten festlegen
Wer die Gästeliste erstellen möchte, muss dabei unbedingt die Daten mit angeben. Bis wann sollen sich die geladenen Gäste zurückgemeldet haben? Dieses Datum sollte großzügig berechnet sein, damit noch genügend Zeit ist, anhand der konkreten Zahlen das Catering zu planen und gegebenenfalls zu ändern. Dennoch sollte damit gerechnet werden, dass auch nach dem Stichtag An- und Abmeldungen eintreffen werden. Es ist daher hilfreich, auf der Gästeliste (die sich sehr gut in Excel führen lässt) eine separate Spalte für Zu- und Absagen einzurichten.
Noch ein Tipp zuletzt: Niemand sollte genötigt fühlen, jemanden einzuladen, den er selbst nicht auf der Feier haben möchte. Nur, weil zum Beispiel die Eltern eine Person auf der Hochzeit sehen wollen und der Meinung sind, dass das eigene Kind dieser Person doch so viel zu verdanken hätte, muss dieser Mensch dennoch keine Einladung bekommen. Dieser Tag gehört ganz und gar dem Brautpaar, welches sich wohlfühlen soll und nicht dazu genötigt, mit Menschen zu feiern, die es nicht mag.
Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild: _ Halfpoint -#01: Olga Dmitrieva -#02: Ekaphon maneechot -#03: _Poznyakov -#04: Ruslan_127 -#05: Rawpixel.com
